Cégvezetők, könyvelők egyre gyakrabban találkoznak elektronikus számlákkal (távszámla). Gondoljunk csak például a közszolgáltatóktól kapott e-számlákra, így egyre kevesebb papírral kell bajlódnunk, óvjuk környezetünket, zöldebbé válunk! Arra világítunk rá, mi az elektronikus számla, távszámla?
Már a vállalkozások körében is egyre elterjedtebb az elektronikus számlák kibocsátása, (távszámla) mivel számos előnye van a papír alapú számlákkal szemben, azonban fontos ismerni az e-számlák kiállításával, befogadásával és megőrzésével kapcsolatos részletszabályokat is.
Milyen feltételeknek kell megfelelnie?
- az eredet hitelessége
- a tartalom sértetlensége
- valamint az olvashatóság
Az elektronikus számla létjogosultsága ma már nem megkérdőjelezhető, amikor egy alap levél elküldése akár 1.000.- Ft-ba is kerülhet a cégeknek.
Szedjük össze a költségeket:
- Dolgozói munkaidő: nyomtatja, borítékolja, feladja postára, talán iktatja is,
- Papír felhasználás, nyomtató patron, nyomtató bérlés, nyomtató töltés,
- Posta szolgáltatás, postafiók havi díja,
- Üzemanyag felhasználás, vagy a dolgozó munkaidőben feladja,
- Papír, boríték rendelése, tárolása,
Egy kisebb cég estén, ahol havonta 15 számla készül, és vevői bele egyeztek a távszámla használatba, 2 év alatt megtérülhet a Modul.
Közepes vállalkozás estén, ahol napi 3-4 számla készül, és vevői ugyancsak bele egyeztek a távszámla használatba, 11-12 hónap alatt a Modul már kvázi nyereséget, megtakarítást indikál.
Nagyvállalkozások estén, ahol havonta 25-35 számla készül, kevesebb mint 6 hónap alatt a Modul kiváltja az emberi erőforrást és az alapanyag igényt, után következő időszaktól megtakarítást indikál.
AKCIÓ: a költségek sorba vételével mérje fel Saját cégén belül, mekkora munkával, ráfordítással jár Önöknél a postai levél feladás!
Tandofer Informatikai Kft. néhány partnere esetében 910. – 985.- Ft-os postaköltséggel számolhattunk városi környezetben. Ma amikor a rezsi problémák miatt kisebb településeken bezárnak postákat és a levelek/számlák feladása üzemanyag költséggel, több esetben tulajdonosi, munkaidőn túli időfelhasználással is jár, el kell döntenünk mi a fontos. Mérlegeljen:
- legyen munkája a kolléganőnek, és munkaidőben közel ezer forintos számlákat készítsen, adjon fel, mely elkeveredhet, nem érkezik meg, nem a megfelelő emberhez érkezik meg, etc……
- vagy a számla elkészülése után távszámla segítségével azonnal megkapja a partner egyéb időráfordítás nélkül, és az alkalmazottunk más feladatokat is el tud látni, vagy túlóra nélkül tudja elvégezni a munkáját!
Az elektronikus számla alkalmazásának feltétele a számlabefogadó beleegyezése, azonban ez nem feltétlenül jelent írásbeli szerződéses kitételt. A gyakorlatban akár a vevő ráutaló magatartása is elegendő, tehát ha a vevő befogadja az e-számlát, és nem emel ellene kifogást.
E-számla esetén azt, hogy valóban befogadásra kerültek-e a számlák, a kibocsátó nem köteles ellenőrizni. A számlázási folyamat végén a kiállító elérhetővé teszi (elküldi e-mailben, vagy felteszi egy, a vevő által is elérhető portálra, tárhelyre). Annak vizsgálata, hogy a befogadói oldalon megnyitották-e az e-számlát, már nem feladata a kibocsátónak.
PDF számla, esetünkben TÁVSZÁMLA:
PDF formátumú számla készülhet elektronikus aláírással; elektronikus aláírással ÉS időbélyeggel; valamint elektronikus aláírás nélkül, azonban ez utóbbi – és a vállalkozások között igen gyakori módszer – papír alapú számlának minősül, mivel nem felel meg maradéktalanul az e-számlával szemben támasztott 3 kritériumnak, mivel a tartalom sértetlensége nem biztosított. Esetünkben a Tandofer Informatikai Kft. távszámla moduljánál megoldható a sértetlenség, mert tárhelyszolgáltató bevonásával tároljuk a PDF számlákat, melyek érkezése, megnyitása, ellenőrizhetőségé adott.
Az időbélyeg a számla létrehozásának pontos időpontját adja meg. A 2013. január 1-től az időbélyeg már nem alapkövetelmény az elektronikus és távszámlákon, azonban használatával az pontosan tudható, hogy a számla melyik időpillanatban készült. A mi esetünkben az Integ ERP segít, hogy a küldés, megnyitás, újra küldés dátumát is ellenőrizhetjük.
FONTOS: Ha egy dokumentumon elektronikus aláírás és időbélyeg egyaránt szerepel, akkor nemcsak az bizonyítható, hogy a dokumentumot az a személy írta alá, akinek a tanúsítványa az aláírásban szerepel, hanem az is, hogy a dokumentumot az időbélyegben szereplő időpont előtt írta alá, és azóta nem változtatta meg.
Mire figyel a NAV speciálisan az e-számlák kapcsán? – ellenőrzési gyakorlat
A jogszabály az elektronikus számla fájlformátumát határozza meg és nem a kibocsátás formátumát, tehát az elektronikus számla kibocsátható bármilyen formátumban, de a fájlformátuma kizárólag az állami adóhatóság által közleményben közzétett formátumnak megfelelő lehet.
Az elektronikus számla tehát kibocsátható például PDF formátumban a könnyebb megjelenítés érdekében, azonban a fájl formátuma kizárólag a hatályos jogszabályi előírásoknak megfelelő lehet.
Adatgyűjtésre vonatkozó vizsgálat keretében előfordulhat folyamat szintű átvilágítás is, mely során az hatóság inkább a gazdasági környezeten túl az adózó ügyvitelét, informatikai rendszerét, azok részeit, és a számlázó programot fogja vizsgálat alá vetni. Ugyanígy az archiválási rendszert is részletesen megvizsgálhatják, és ezek alapján rendszerszintű következtetéseket vonhatnak le az bizonylatok elektronikus kiállítására és megőrzésére vonatkozóan.
“A legjobb befektetés az, ha önmagadba fektetsz!” — Warren Buffett
