Egy vállalatirányítási rendszer (ERP rendszer) bevezetése olyan, mint amikor az irodában és annak környékén rendet akarunk tenni. Hosszú időszakon keresztül megszoktunk egy állapotot, kialakultak a rutinok, az egyes tevékenységek helyszínei, de még az is, hogy a tűzőgépet hol tartjuk. Mégis időszakonként úgy érezzük, hogy lehetne ezt jobban is csinálni, talán már az eredeti elképzelések sem úgy működnek a környezetünkben, irodánkban, ahogy mi azt annak idején megálmodtuk. A kialakult szokások, rutinok mögött az eredeti szándék néhol már csak felsejlik. Nincs ez másképp egy cég tevékenységét kiszolgáló szoftveres környezetében sem.
Általános tapasztalat, hogy egy cég fejlődésével párhuzamosan újabb és újabb megoldandó problémák keletkeznek, amelyhez valamilyen szoftveres megoldást alkalmaznak. Az esetek többségében gyorsan kell cselekedni, ezért első körben ideiglenes megoldások alakulnak ki, amelyek végül tartóssá válnak. Például nyilvántartást kell vezetni a dolgozóknak kiadott eszközökről, erről keletkezik egy excel tábla, raktári nyilvántartást kell vezetni, amihez a cég egy egyszerű szoftvert vásárol. Ezen felül gyűjteni kell a gépjárművekkel kapcsolatos költségeket, ezt szintén külön kezdi el valaki vezetni, ajánlatokat kell kiadni, amelyet a kollégák saját tudásuknak megfelelően excel-ben vagy wordben vagy e-mailben kezelnek. Egy idő után lassanként átláthatatlan, kusza szoftverek és excel táblák kavalkádjává válik a cég belső működése, számtalan folyamatot követ a cég, azonban ezek a rendszerek nincsenek egymással kapcsolatban, és érdemi statisztikát, vezetői döntést abból kinyerni nem lehet.
Milyen módon tud a Tandofer Informatikai Kft. segíteni vállalatirányítási rendszerével (ERP) a ami segít a nagy rendrakásban?
Először is, mi abban hiszünk, hogy egy informatikai rendszer akkor hozza a legtöbb hasznot, ha az abban lévő szoftverek integrált megoldásként működnek. Meglátásunk szerint nem feltétel, hogy csak egy fajta szoftvert alkalmazzunk, azonban ezek a szoftverek képesek legyenek egymáshoz kapcsolódni.
Milyen előnyök várhatóak egy integrált vállalatirányítási rendszer (erp rendszer) bevezetésével?
- Folyamatok automatizálása: Az ERP rendszerek automatizálják a vállalati folyamatokat, ami segít a vállalatnak megtalálni a lehetőségeket a folyamatok standardizálására.
- Adatok centralizálása: Az ERP rendszer lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy centralizálják az adatokat, ami segít a vállalatnak megtalálni a lehetőségeket a folyamatok jobbítására.
- Jogszabályoknak való megfelelés: Az ERP lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy elemezzék a jogszabályokat és a belső szabályozási folyamatokat, ami segít a vállalatnak megfeleltetnie magát az aktuális jogszabályi feltételeknek, mindezt úgy, hogy a rendszer megvédi a céget azzal, hogy a folyamatok standardizált formában mennek végbe. Ez előfordulhat kisboltos szoftverek esetében is!
- Folyamatok dokumentálása: Az ERP rendszer lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy dokumentálják a folyamatokat, az egyes változások, változtatások jól nyomonkövethetőek. (pl. ki és mikor módosított egy termék árán)
- Folyamatok elemzése: Az ERP rendszerek lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy elemezzék a folyamatokat, ami segít a vállalatnak megtalálni a lehetőségeket a költségek leszorítására.
- Folyamatok optimalizálása: Az ERP rendszerek lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy optimalizálják a folyamatokat, amely segít a költségoptimumok meghatározásában.
- Biztonsági intézkedések: Az ERP rendszer lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy beállítsanak biztonsági intézkedéseket, amelyek segítenek a kritikus adatok megőrzésében, továbbá jogosultság alapján azok elérésére.
- Végül a működés standardizálása: Egy ERP rendszer nagy részében egyfajta minőségbiztosítási rendszerként is támogatja a cég működését, nem a cég dolgozói találják ki a feladatok elvégzésnek módját, hanem a rendszer segíti, vezeti őket, hogy a vállalati szabályok szerint végezzék el munkájukat.
Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése ugyanakkor nem egyszerű feladat, legalább annyira nehéz, mint amikor rávesszük magunkat, hogy a környezetünkben rendet tegyünk, de a folyamat végén nyugodtabban dőlhetünk hátra és jól eső érzéssel vethetjük be magunkat egy jobb és átláthatóbb életbe.
