Iktató rendszer

Az egyes cégek sajátosságainak megfelelően a vezetői ellenőrzés több szintű is lehet, így több work flow szinten is lehet ellenőrzési funkció. Ha a vezető ellenőrzés során valami hibát talál a rögzített adatokban, ami nem a jelölő adatot érint (összeg, áfa, partner, dátumok, stb), az érintett iktatást vissza lépteti arra a szintre, ahol a hibás adatot rögzítették, és kéri a hiba javítását. Ha jelölő adatokat kell módosítani (kontroll szám, projekt, költséghely, költség viselő, egyedi azonosító), az itt is lehetséges.

A program alapbeállításában több féle iktatási típus kerül definiálásra. Ezek egymástól a bevitt adatok minőségében és mennyiségében különböznek. Hiszen más adatot kell rögzíteni egy bejövő levél, és mást egy bejövő számla esetében. Természetesen az egyes felhasználók esetében egyedi kérésre az alap iktatási típusok tetszés szerint változtathatók, bővíthetők. Az egyes ügyfeleknél alkalmazott iktatási típusok az általános törzseken belül, az iktatási típusok törzsben kerül meghatározásra. Az iktatási típus beállítása után a program automatikusan az adott iktatási típushoz tartozó sorszámot generál.

A program alapkoncepciója alapján, minden egyes szállítói számlának kapcsolódnia kell egy szerződéshez. A szerződés lehet valós (felek között ténylegesen megkötött, aláírt szerződés) vagy lehet ún. technikai szerződés. A számla igazolónak lehetősége van az igazolással egy időben módosítani a számlához kapcsolódó, a program által automatikusan generált banki sort. Módosíthatja a fizetési határidőt, esetleg beállíthatja, hogy több részletben történjen az utalás, visszatartást állíthat be, vagy akár blokkolhatja is a számla utalását. Lehetőség van arra is, hogy a számla egy részét tényleges szerződési sorral, egy másik részét pedig technikai sorral igazoljunk le. Ekkor két számla igazolási sorunk lesz.